TRUCOS Y CONSEJOS PARA DOMINAR GOOGLE DRIVE

Dropbox ha sido durante mucho tiempo uno de los servicios de almacenamiento en la nube para guardar y sincronizar archivos. Sin embargo, con las mejoras en la suite G ofimática de Google, se ha empezado a pasar los archivos y documentos a Google Drive. 
En este post, te muestro una lista de los mejores consejos y trucos de Google Drive durante los últimos meses.

Colaborar con otros: 



En Google drive se puede tener un montón de personas trabajando en un documento al mismo tiempo y la experiencia es genial. No importa en qué dispositivo estén, siempre se puede ver exactamente lo que otras personas está haciendo en tiempo real. 
Además, ver un claro historial de actividad para saber fácilmente quién fue responsable de eliminar esa celda o párrafo. 













Compartir públicamente documentos: 



No sólo puede compartir y colaborar con las personas que invite, sino que también puede hacer que los documentos sean públicos. Puede publicarlos para verlos o para editarlos por usuarios anónimos. Solo tiene que escribir el correo de los destinatarios o elegir para cualquiera que tenga el enlace. 













Controle los niveles de acceso para la seguridad: 



El hecho de que quieras compartir y trabajar con otros, no significa necesariamente que quieras que la gente haga lo que quiera. Debido a eso, Google nos ha dado la capacidad de controlar los permisos en los documentos. Hay cuatro niveles de permisos para elegir entre propietarios, editores, comentaristas y espectadores. 













Charlar mientras colabora: 



Para aumentar el nivel de colaboración, ahora puede tener conversaciones sobre documentos y hojas de cálculo. Simplemente haga clic en el icono de la burbuja de diálogo en la parte superior derecha para iniciar una conversación. Cualquier persona que esté trabajando en la hoja de cálculo puede participar en el chat. 













Búsqueda por Persona: 



Cuando eres un usuario pro de Google Drive, puedes tener un montón de documentos entrantes que han compartidos contigo. A veces es difícil recordar exactamente cuál era el nombre del documento. No se preocupe, hay una solución para esto también. 
En primer lugar, puedes ver la carpeta “Compartido conmigo” para ver una lista de los documentos que se han compartido contigo … Si esa lista es demasiado larga, solo haz una búsqueda por el nombre o correo electrónico de la persona y aparecerá una lista de todos los documentos en los que está trabajando. 













Mejore su experiencia con complementos: 



Si está buscando un aumento de funcionalidad en sus documentos, eche un vistazo a los complementos. Hay una gran variedad para probar tanto en los documentos como en las hojas de cálculo. Echa un vistazo a Avery Lable Merge, EasyBib, MailMerge por Mailchimp y Gliffy para empezar. 













No olvide las aplicaciones: 



También hay un directorio completo de aplicaciones que funcionan directamente con Google Drive. Pruebe Cloudconvert para la conversión de archivos y DocuSign para firmar documentos. En google Drive las aplicaciones no deben ser confundidas con Google Apps (ahora se llama G Suite) de la suite de colaboración de Office. 













Usar arrastrar y soltar para cargar: 



Google Drive tiene un gran botón de carga de color rojo en la interfaz, justo al lado del botón “Crear” para crear nuevos archivos. Sin embargo, no tiene que pasar por los pasos de hacer clic en él y encontrar un archivo o carpeta para cargar. Puede arrastrar y soltar archivos desde el Explorador de Windows o el Finder de MacOS directamente en Google Drive y se cargarán automáticamente. 













Convertir (OCR) PDF e Imagenes a texto: 



Uno de los aspectos de Evernote es su capacidad de hacer OCR en imágenes y archivos PDF y luego poder buscar. Parece que Google se dirige en esta dirección al permitir hacer OCR de sus imágenes y PDFs. Esto resulta sencillo para hacer investigaciones cuando tienes muchos PDFs. 
¿Cómo hacerlo? Selecciona el archivo – Clic derecho – Abrir con – Documentos de Google y la conversión se hará automáticamente. 













Utilizar la aplicación móvil para escanear y OCR: 



Utiliza la aplicación de Google Drive para tomar fotos de documentos, carteles, tarjetas de visita, etc. y haz que el OCR los escanee y después puedas buscar. 













Crear cualquier documentos o carpeta con los atajos de teclado: 

• Crear Documento: Mayús + t
• Crear Presentación: Mayús + p
• Crear Hoja de cálculo: Mayús + s
• Crear Dibujo: Mayús + d
• Crear Carpeta: Mayús + f

Utiliza Drive en tu PC como Dropbox: 



Muchas personas no se dan cuenta de que puede utilizar Google Drive de la misma manera que Dropbox. El precio es casi el mismo, pero puede consolidar todos sus documentos, hojas de cálculo y archivos en un solo lugar, además Google tiene una gama mucho más amplia de características que Dropbox. Si está buscando una solución de sincronización o copia de seguridad de archivos, definitivamente vale la pena Google Drive. 













Usar modo sin conexión en Google Drive: 



No sólo puede acceder a sus archivos sin conexión mediante la aplicación de escritorio, también puede permitir el acceso sin conexión a través de su navegador Chrome. Pulse en icono de engranaje y selecciona configuración. Luego active la casilla sin conexión y estará listo para crear y editar documentos offline. 













Guardar Paginas y Fotos estilo Evernote: 



Utilizar la extensión de Chrome llamada Guardar en Google Drive que actúa como una especie de Evernote Web Clipper. Lo que permite Guardar páginas y artículos directamente en Drive. No se puede simplemente copiar la parte de texto, sin embargo, se guardará todo el sitio como PNG, el código fuente HTML o transformar a un documento de Google, matando el formato. No es muy útil si ya usas Evernote, pero sigue siendo una opción. 













Fácil integración con Gmail: 



Otra gran razón para cambiar a Google Drive es si eres un usuario de Gmail. El primer gran beneficio es cuando se adjuntan archivos. Puede agregar archivos directamente desde la unidad sin tener que esperar a que se carguen, además de que puede enviar MUCHOS archivos grandes, intente 10 GB en lugar de 25 MB. 













Buscar en Drive directamente desde Gmail: 



Puedes usar la barra de búsqueda de Gmail para buscar a través de Drive. Algo que se esperaría del líder del mundo en la búsqueda. 













Aplicaciones móviles dedicadas para la edición: 



Otra de las funciones de Google Drive son las aplicaciones independientes para Documentos, Hojas de cálculo y presentaciones. Esto es genial si, por ejemplo, pasas mucho tiempo en Hojas de cálculo y quieres una aplicación dedicada y rápida específicamente para editarlo y administrar. 
Funcionan muy bien en el iPhone y Android. Cuenta con funciones como sin conexión, destacados, vista Escritorio y mucho más. 













Convertir automáticamente al formato de Google Docs: 



Puede cargar documentos de MS Word y Excel a Drive y le dará la opción de convertirlos automáticamente al formato de Google Docs. 
Mientras convierte el documento facilita la colaboración y la edición desde tu móvil, pero Google Docs y Spreadsheets todavía no tienen la profundidad de las características y personalización de las aplicaciones de escritorio de MS Office. Esto puede hacer que pierda el formato en sus documentos. 









Ver cualquier documento online: 



Google Drive continúa impresionando con su capacidad para abrir casi cualquier archivo en el navegador. El otro día abrió un archivo de Adobe Ilustrador para que lo vea directamente en el navegador. 
Básicamente cualquier tipo de documento, imagen, hoja de cálculo, PDF, video, archivo de audio, Photoshop, etc. 













Crear formularios online para recopilar datos: 



Hay un montón de constructores de formularios online, pero Google es totalmente gratuito para uso ilimitado. Además, se integra muy bien con las hojas de cálculo. Cada entrada de formulario se puede agregar como una fila en una hoja de cálculo y, a continuación, puede extraer esos datos en otras pestañas / hojas y manipularlo automáticamente. Muy genial. 









Hacer fotos bonitas en Drive: 



Si desea una forma rápida y fácil de agregar imágenes a sus documentos, pruebe la herramienta de dibujo incorporada. Vaya al menú Insertar en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones y seleccione Dibujo. Obtendrá una versión reducida de la aplicación Dibujo que hace que sea una brisa crear su arte. No es Photoshop, pero funcionará bien para lo básico. 









¿Doble pantalla completa? 



Haga clic en el menú de vista y luego seleccione la opción ocultar menús (Ctrl+Mayus+F). Esto eliminará la barra de herramientas de las aplicaciones y le proporcionará una pantalla de escritura limpia. Vaya a “Modo pantalla Full” pulsando F11 para ver su navegador a pantalla completa. 













Hacer investigación con el panel de Explorar: 



Utilice el panel de Explorar (sólo en Docs) para realizar una búsqueda de Google desde la pantalla del documento, lo que le impide navegar por una página diferente y distraerse con todo lo que haga clic. Extraiga información de la búsqueda y haga que Google cree una nota de pie de página automática en su documento. Para acceder pulse pulsar Ctrl + Alt + Mayús + I. 













Genere automáticamente su tabla de contenido: 



Puede utilizar esta función para crear automáticamente su TOC. Sin embargo, debe formatear los encabezados correctamente para que esto funcione. Solo asegúrese de poner la numeración y de agregar estilo a cada título por jerarquía. Luego ve al menú insertar y seleccione Índice. 









Lista Completa de Atajos en Google Drive: 



Si desea convertirse en un usuario poderoso de cualquier software tiene que dominar los atajos de teclado. Para convertirte realmente en un ninja de Google Drive, aprende los atajos de teclado. Acceda a una lista de todos los accesos directos pulsando Ctrl + /. 

Fuente: 25 Trucos y Consejos para Dominar Google Drive 2017